OD TOOLKIT

Čitaj : rukovodstvo & vođenje 5: Eksterno i interno usmjeravanje organizacija: batina, mrkva i propovijed.

Da bi se cilj postigao uz pomoć drugih, to zahtijeva te ljude pokrenuti u pravom smjeru. Najbitniji elementi usmjeravanja ljudi su: prebacivanje osuda na druge, raspodjela poslova (tko radi što) i koordinacija (aktivnosti).

Eksterno usmjeravanje: kontrola (dijela) društva od strane vlade ili interesnih grupa.

Interno usmjeravanje: kontrola organizacije od strane rukovodstva, jednog odjela koji ima ovlasti koordiniranja i utjecanja (odjel za ravnopravnost, kadrovski odjel), ili reprezentativno savjetodavno tijelo.

Budući da se na tom polju pojavljuje mnogo promjena, "usmjeravanje" je predmetna tema. Rukovodeće osobe sa osjećajem za socijalni razvoj žele svojim zaposlenim osobama dati šansu raditi neovisno. Delegiranje ovlasti, davanje odgovornosti nižim razinama organizacije, sloboda primjene: to su koncepti koji pripadaju individualiziranom društvu i oslobođenim zaposlenicima/ama.

No, druga strana individualizacije je pitanje zajednice. Kako će rukovodstvo osigurati da se pazi na ciljeve organizacije? Kako će rukovodstvo kontrolirati i usmjeravati sve te autonomne zaposlene, koji također imaju i svoje ciljeve? Inzistiranje na zajedništvu i korištenje naredbi je stvar prošlosti. Postoji potreba za kontrolnim instrumentima koji nisu nužno povezani s moći. Pravila i vrijednosti bi trebali biti temelj koji stoji ispod usmjeravanja: usmjeravanje je sve više pitanje ljudi koji su sami uvjereni da moraju postići neki zajednički cilj. Osim toga, u stvarnosti "vlada" ili "rukovodstvo" su sve manje strane koje jednostrano određuju cilj.

Cilj je sve više rezultat komunikacije između različitih igrača: vlade i njezinih građana, rukovodstva i njegovih zaposlenih. To je sukladno participativnom i konzultativnom stilu rukovođenja. Rukovoditelji/ce i agenti/ce promjene posvećuju se tome da ciljeve organizacije učine životnom stvarnošću svake pojedine osobe u organizaciji.

Kontrolni instrumenti

Znanost o državnoj upravi razlikuje formalne i neformalne kontrolne instrumente koje koriste vlade. Formalni instrumenti (od a do e) su oni "klasični", dok se neformalni instrumenti (f i h) svakim danom sve češće primjenjuju.

legislativa i regulativa: dvije funkcije: 1) formuliranje pravila i osiguravanje da se ona poštuju, i 2) uvođenje specifičnog ponašanja kroz pravila;
financiranje: novac postaje dostupan ad hoc kroz grantove, nagrade, premije ili strukturalno financiranje temeljem specifičnih ugovora, kao što je financiranje ulaznog ili izlaznog rezultata, budžet, naknade, paušalne svote;
informiranje i edukacija: do mjere da to na određen način utječe na ponašanje;
planiranje: formuliranje planova i stvaranje dogovora o njihovoj primjeni;
organiziranje: npr.udruživanje umijeća i vještina u centar stručnosti ;
uvjeravanje;
pregovaranje;
osobni utjacaj pojedinaca/ki i organizacija (npr. postavljanjem osobe nadležne za ravnopravnost).

U stvarnosti, teško da ljudi kad pokušavaju dostići cilj korištenjem samo jednog instrumenta - uvijek postoji određena mješavina instrumenata, a da dominantan nije više od jednog.

Tri tipa usmjeravanja

Postoje tri različita tipa usmjeravanja, a svaki se bazira na različitom konceptu.

Direktna regulacija: usmjeravanje pomoću sredstava za i protiv ("batina").
Indirektna regulacija: upravljanje pomoću činjenja određenih alternativa u ponašanju nepoželjnima ili poželjnima ("mrkva").
Samoregulacija: uvjeravanje organizacija ili grupa građana kako sami trebaju biti odgovorni za svoje usmjerenje ("propovijed").

Najvažniji kontrolni instrumenti za direktnu regulaciju su zakonodavstvo i pravila. Vlade koje su najtradicionalnije koriste taj tip usmjeravanja.

Glavni instrument za direktnu regulaciju je dodjeljivanje premija/subvencija, iako se informiranje i edukacija također koriste za utjecaj na ponašanje.

Za samoregulaciju ima mnogo alternativa: ugovori (multilateralni planski dogovori), osobe kao instrumenti (npr, postavljanje koordinatora/ice za okoliš) te komunikacija (npr. razmjena informacija između vlade i drugih stranaka na temelju jednakosti umjesto na jednostranoj informaciji iz vlade). Važnu ulogu u samoregulaciji igraju neformalni instrumenti.

Samoregulacija je postala pojačano popularna tek nedavno, te izgleda da je direktna regulacija izgubila važnost. Pa ipak, niti jedan koncept kontrole nije poželjniji od onog drugog.

Direktna regulacija ima slijedeće prednosti:

Jer je naglasak na zakonodavstvu, obzirnost je prilično sigurna;
Pravna sigurnost: svi imaju ista prava i dužnosti;
Ako dođe do najgorega, možda će građani ili organizacije biti prisiljeni da učine nešto ili se uzdrže od činjenja nečega.

Direktna regulacija, međutim, ima dvije velike zamjerke:

Prisilno uvođenje zahtijeva mnogo nadgledanja.
Obzirom da zakonodavstvo treba biti usvojeno, efekti se još dugo vremena ne mogu osjetiti.
Nije stvorena za kompleksne situacije.
Zakonodavstvo često uzrokuje otpor ili izbjegavanje, pa to zahtijeva nove sankcije.

Indirektna regulacija ima slijedeće prednosti:

Često se može napraviti brzo.
Ona parira interesima pojedinaca i organizacija.
Omogućava slobodu ispoljavanja devijantnih ponašanja bez kažnjavanja.
Zahtijeva manje nadgledanja (npr. povremenu kontrolu inspekcije od strane računovođe ili inspektora/ice).

Indirektnoj regulaciji ipak postoje zamjerke:

Troškovi mogu lako iskliznuti iz ruke: što se više građana i institucija ponaša na željeni način, više će premija trebati biti isplaćeno.
Informacija kao jedini instrument za utjecanje na ponašanje teško da je efikasna.
Veličina kolektivnog sektora se povećava (prema svim vanjskim pojavnostima).
Rezultat nije garantiran i ne može biti nametnut.
Indirektna regulacija bazira se uvelike na pretpostavci kako se ljudi ponašaju racionalno i vođeni su ekonomskim razlozima.

Samoregulacija, na kraju, ima slijedeće prednosti:

Postignuti rezultati nisu nametnuti, tj. više je intrizično (da su građani i organizacije sami uvjereni da nešto treba biti učinjeno).
Nema prisile, pa je potrebno manje nadgledanja.
Ona može biti efikasna u segmentima društva koji su relativno zatvoreni vladinom utjecaju.
Ona traži manje miješanja od strane vlade i shodno tome manje javnih službenika.
Lijepo se uklapa u nizozemsko društvo koje je visoko organizirano i tradicionalno ima jake tendencije združivanja.

Ipak, samoregulacija također ima svoje slabe strane i ograničenja:

Oslanja se na osjećaj "zajedničkog dobra" ili dugoročni individualni interes kod (grupa) građana.
Poriče postojanje manjinskih grupa ili grupa slabijih u društvu.
Može uzrokovati negativne vanjske efekte na druge grupe osim onih koje su uključene u samoregulaciju (na primjer: poslodavci i zaposlenici mogu sami regulirati stvari, na štetu penzionera ili primatelja socijalne pomoći).
Ona pretpostavlja visok stupanj organizacije sa prilično centraliziranom strukturom donošenja odluka (na kraju, vrh organizacije mora doseći dogovor sa drugim stranama ili sa vladom).

U realnosti svakodnevice, ima naravno svih vrsta kombinacija; u slučaju samoregulacije, na primjer, često postane vrlo priručno koristiti direktnu regulaciju kao prijetnju.

Batina, mrkva i propovijed u internom usmjeravanju

Ova tri tipa koncepata kontrole izvedeni su iz javne uprave, tj. eksternih pitanja usmjeravanja. Pa ipak, oni mogu biti angažirani za mnoga interna pitanja usmjeravanja. Kadrovski odjel u jednoj organizaciji, na primjer, može koristiti tri koncepta kontrole u usmjeravanju svoje politike obučavanja:

Direktna regulacija: kadrovski odjel odobrava planove treninga, odvaja raspoloživa sredstva i odlučuje o pojedinačnim prijavama za trening, temeljno na svim vrstama (pisanih i nepisanih) pravila.

Indirektna regulacija: kadrovski odjel usmjerava politiku treninga raspodjeljujući novac raspoloživ za treninge na specifičan način (bazirano na karakteristikama ulazne i izlazne informacije), na način da odobrava sredstva određenim tečajevima (ili ih naručuje po jeftinoj cijeni) ili osiguravajući informacije na tečajevima.

Samoregulacija: kadrovski odjel bezuvjetno daje novac za treninge decentraliziranim odjelima, ali dogovara (neobavezujuće) sa rukovodstvom način na koji će on biti utrošen (npr. specijalna pažnja poklanja se tečajevima za zaposlene iz nacionalnih manjina), te postavlja Trening centar (koji ekspertize čini dostupnim na temelju pogodnosti).

Trebalo bi napomenuti da su određeni tipovi usmjeravanja bolje prilagođeni nekim organizacijama nego drugima. Uzimajući Mintzbergovih šest bazičnih konfiguracija kao polazišnu točku, poveznica sa usmjeravanjem može se naći u slijedećem:

U jednoj (jednostavna struktura) poduzetničkoj organizaciji (mehanizam koordinacije: direktno nadgledanje), direktna regulacija bit će najdominantnija, temeljena na neformalnim pravilima i "za" i "protiv", koja određuje rukovodstvo.
U industrijskoj birokraciji (mehanizam koordinacije: standardizacija radnih procesa), direktna regulacija će se temeljiti na mnogo pisanih pravila nametnutih od strane brojnih kadrovskih odjela.
U profesionalnoj birokraciji (koordinacija kroz standardizaciju inputa ili vještina) indirektnu se regulaciju također može koristiti, jer ona daje vrhu organizacije mogućnost usmjeravanja decentraliziranih jedinica, a da ne ograničava previše njihovu autonomiju.
U organizaciji složenoj od više dijelova (koordinacija kroz standardizaciju outputa), samoregulacija se može koristiti na razini dijelova, korištenjem adekvatnih instrumenata kao što su dogovori planiranja, organiziranje (facilitacija) i komunikacija.
U jednoj ad hoc-kraciji (koordinacija putem obostranih dogovora) samoregulacija je najprikladniji izbor na razini pojedine zaposlene osobe koja radi autonomno.
U jednoj idealnoj organizaciji (koordinacija putem standardizacije normi i vrijednosti), samoregulacija je također najbolji izbor.

Usput rečeno, razlikovanje između internog i eksternog usmjeravanja će postati sve više zamagljeno kako vlada pokušava doseći usmjeravanje na bazi jednakosti sa drugim stranama. Sve je to još veći razlog primjeni uvida nauke o javnim službama na pitanja internog usmjeravanja.